"Personalleiter weg? Was nun? Noch nie einen Personalleiter gehabt? Was tun?

von brendel (Kommentare: 0)

Einige meinen, ohne Personaler geht es nicht. Andere sehen darin eine willkommene Möglichkeit, die Gewinn-und Verlustrechnung zu verbessern. Wieder andere scheuen sich noch, eine Personalleiterstelle einzurichten, obwohl das Unternehmen inzwischen eine Größe erreicht hat, bei der das Personalmanagement vom Inhaber oder Geschäftsführer nicht mehr nebenbei erledigt werden kann. Entdecken Sie, wie Sie mit weniger Mitteln mehr erreichen oder wie Sie Ihr Tagesgeschäft entlasten.

Ich will vorab klarstellen: Ohne professionelles Personalmanagement geht es auf jeden Fall nicht, auch wenn sich die Aufgaben eines Personalleiters je nach Unternehmensgröße unterscheiden. Die Frage ist allerdings, wer die Personalarbeit bzw. das Personalmanagement macht. Charakteristisch bleiben die Aufgaben unabhängig von der Größe des Unternehmens gleich, allerdings in der Intensität, Priorität und in der Anwendung strategischer oder operativer Instrumente unterscheiden sich strategische Personalplanung, Personalentwicklung, Personalbeschaffung, Personalmarketing, Personalorganisation und Personalverwaltung als zentrale Verantwortungsbereiche des Personalleiters. Dabei darf sich die Aufgabe des Personalleiters nicht auf die Führung seines ihm unterstellten Teams der Personalabteilung beschränken. Das wäre zu wenig und Jeden zu einem Personalleiter befähigen, der ein kleines Team führen kann. Was ist also die Aufgabe des Personalleiters und wann ist ein Personalleiter unentbehrlich?

Strampeln für die Existenzberechtigung oder die Hebel an der richtigen Stelle ansetzen

In einem größeren Unternehmen trägt der Personalleiter die Verantwortung für die strategische Richtung der personellen Entwicklung. Wie sieht das Kompetenzmodell der Unternehmung in den nächsten Jahren aus? Welche Kompetenzen hat das Unternehmen und in welcher Form können Kompetenzlücken geschlossen werden? Weiterbildung, Qualifizierung, Entwicklung und gegebenenfalls und erst dann Rekrutierung von Fach- und Führungskräften sind die wesentlichen aufgabenlenkenden Faktoren des Personalleiters. In Zeiten größerer Veränderungen und wettbewerblicher Herausforderungen nehmen auch die Bedeutung der Kommunikation nach Innen und der Umgang mit den Mitarbeitern weiter zu. Als Teil eines Employer Branding ist die interne Kommunikation ebenso Bestandteil wie die professionelle und zielgerichtete Kommunikation nach Außen im Sinne einer identitätsbasierten Positionierung des Unternehmens als attraktiver Arbeitgeber. Attraktive Arbeitgeber haben die größte Bindungswirkung bei den Mitarbeitern, die größte Motivation und Leistung der Mitarbeiter und höhere Chancen auf dem Fachkräftemarkt, trotz und gerade wegen des Fachkräftemangels neue Leistungsträger zu gewinnen und wiederum zu halten.
Und hier liegt in der Regel auch das Problem. Zufriedenheit fängt mit der Führung im Unternehmen an. Dennoch ist „ein Lob pro Tag“ kein ernstzunehmender Hinweis für erfolgreiche Führung, auch wenn diese Faustformel immer wieder genannt wird. Aktuelle Studien und Erfahrungen weisen darauf hin, worauf es in der Bindung und Gewinnung von Leistungsträgern ankommt: auf das Betriebsklima und auf Wohlfühlfaktoren.
Es kommt also darauf an, die Hebel an der richtigen Stelle anzusetzen. Der Personal-leiter ist hier in einer Doppelrolle. Er muss Partner der Führungskräfte sein, um diese bei der Wahrnehmung ihrer Verantwortung für Führung und Mitarbeiterentwicklung zu unterstützen und untereinander strategisch auszurichten. Er ist zugleich Prellbock der Führungskräfte, die mit der Führung und Entwicklung ihrer Mitarbeiter ihrerseits überfordert sind. Sie bräuchten Unterstützung in Form von eigener Qualifizierung sowie bei der Qualifizierung ihrer Mitarbeiter und Anwendung der richtigen Instrumente, z. B. Mitarbeitergespräche, Konfliktführung u. a. und projizieren ihre Unzulänglichkeiten auf den Personalleiter. Schließlich ist dieser dafür zuständig, dass die Ressource Personal zu jeder Zeit ausreichend zur Verfügung steht. Der Personalleiter droht im täglichen Geschäft dieses Rollenkonfliktes unterzugehen und „strampelt sich frei“ mit Personalarbeit, für die er viel zu hoch bezahlt ist. Konzepte entwickeln, die in der Schublade verschwinden, Urlaubsanträge genehmigen, Stellenausschreibungen für die Suche nach Auszubildenden formulieren, Bewerbungen lesen und Bewerber vorauswählen, Zeugnisse verfassen oder Kündigungen schreiben, für die er sich in Einzelfällen sogar noch einen rechtlichen Rat von Außen einholt, was die Stelle abermals verteuert. In diesen Fällen – allerdings auch nur dann – darf die Berechtigung der Stelle „Personalleiter“ angezweifelt werden. Zumindest handelt es sich in diesen Fällen um eine wirtschaftliche Verschwendung. Wenn Sie jetzt kein teures Risiko eingehen wollen, verzichten Sie auf die schnelle Nachbesetzung und nutzen gezielte Möglichkeiten, die Ihnen geboten werden: eine Zwischenlösung oder eine Chance, mit weniger Mitteln mehr für Ihr Unternehmen erreichen.

Kümmern Sie sich um Ihr Unternehmen

In kleineren Unternehmen, die sich in einer Wachstumsphase befinden, sieht die Situation anders aus. Konnte der Inhaber oder Geschäftsführer anfangs die Personalsituation gut überblicken und jede Personalaufgabe selbst erledigen, erreicht der Personalbestand irgendwann eine Größe, der mit der zur Verfügung stehenden Zeit des Geschäftsführers nicht mehr adäquat „bedient“ werden kann. Mitarbeiter haben Wünsche, Ideen und Vorstellungen aber auch unternehmerische und persönliche Probleme, für die sie einen Ansprechpartner brauchen. Einerseits nehmen die unternehmerischen und strategischen Aufgaben des Geschäftsführers zu und die Mitarbeiter finden zunehmend keinen Ansprechpartner. Andererseits ist der Geschäftsführer aus der Sicht der Mitarbeiter nicht in jedem Fall der erste und richtige Ansprechpartner. Das tägliche Geschäft des Geschäftsführers ist dominiert von Themen wie Finanzen, Einkauf, Produktion, Absatz, strategische Geschäftsbereiche und der Entwicklung und Pflege des Netzwerks, oftmals verbunden einem hohen zeitlichen Aufwand außerhalb des Unternehmens. Die Personalarbeit kommt da häufig kurz und verkümmert zur Stiefmütterlichkeit (lex. i. S. von ungerecht, vernachlässigt, hintangesetzt). Wer die Geschäftsführertätigkeit und Verantwortung für die Unternehmensentwicklung ernst nimmt, kann sich nur zwischendurch oder abends (also in der eigentlichen Freizeit) um das Personalmanagement kümmern:

  • Noch schnell die nächsten Vorstellungsgespräche für den neuen Mitarbeiter terminieren. Wann kann ich bloß die Vorstellungsgespräche führen?
  • Das Arbeitszeugnis für den Mitarbeiter, der uns vor zwei Monaten verlassen hat, muss dringend verfasst werden. Es ist schon mehrmals angemahnt worden.
  • Für zwei Ausbildungsplätze im nächsten Jahr müssen unbedingt die Anzeigen für die Zeitung formuliert werden. Die Bewerbungen müssen dann auch noch gesichtet und bewertet werden. Hoffentlich reichen die Anzeigen für gute Bewerbungen. Eigentlich müsste ich noch mehr tun: Facebook und Ausbildungsmesse zum Beispiel
  • Für die neue Stelle in der Fertigung muss die Stellenausschreibung formuliert werden. 
  • Die Frage, ob für eine Stelle in der Produktion eine Neubesetzung erfolgen muss oder ob der Mitarbeiter für die neue Aufgabe qualifiziert werden kann, muss unbedingt in dieser Woche beantwortet werden. Lieferfristen drängen.
  • Gibt es für den Antrag auf Weiterbildung eines Mitarbeiters Fördermittel?
  • Der Wettbewerb präsentiert sich in den letzten Monaten mit tollen Anzeigen auf unterschiedlichen Kanälen. Wie kann ich die modernen Instrumente des Social Media nutzen.
  • Oh je, für die Messe in zwei Monaten brauche ich auch noch für zwei Tage einen Mitarbeiter. 
  • Ein Mitarbeiter hat schon wieder per Email mitgeteilt, dass er mich unbedingt sprechen will. Was hat der denn schon wieder?

Zugegeben, die unternehmerischen Situationen sind zugespitzt dargestellt. Manchmal auch schwarz und weiß. Das ist in der Realität nicht immer so, dessen ist sich der Autor bewusst. Dennoch kennt der Autor viele Unternehmen, die sich irgendwo zwischen den Polen befinden. Sie sind an der Schwelle, den Personalleiter zu entlassen oder zögern noch das zu tun, weil sie nicht wissen, ob die Stelle „besser“ nachbesetzt werden kann. Zudem wäre eine qualifizierte Nachbesetzung mit zeitlichem und wirtschaftlichem Aufwand verbunden. Aber auch kleinere Unternehmen zögern mit den gleichen Begründungen, einen Personalleiter einzustellen und übernehmen lieber noch mal selbst die Aufgaben eines Personalleiters – zusätzlich zu den Geschäftsführeraufgaben. Im schlechtesten Fall werden die strategischen unternehmerischen Aufgaben dabei vernachlässigt. Vielleicht aber auch nur die Freizeit oder Familie des Geschäftsführers. Dabei ist die Zurückhaltung der Inhaber und Geschäftsführers auf den ersten Blick nachvollziehbar. Die Einstellung eines Personalleiters belastet schließlich den Gewinn jährlich mit 60.000 Euro und mehr. In der Regel kommen 10.000 bis 20.000 Euro für den Rekrutierungsprozess im laufenden Geschäftsjahr hinzu - Geld, das für die Entwicklung des Unternehmens und für den Ausbau von strategischen Erfolgspositionen nicht zur Verfügung stehen würde.

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Dr. Georg Hellmann
strategie:personalmanagment

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